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Refonte des intranets Groupe et Bouygues SA

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La mise en place d’un intranet dans les entreprises est importante et permet d’acquérir des gains de productivité.

Il est utilisé pour publier, stocker de l’information utile pour les collaborateurs afin de les aider dans leurs tâches quotidiennes. Aujourd’hui, l’intranet est indispensable pour favoriser la participation des collaborateurs qui sont éparpillés sur plusieurs sites.

Nous avons interviewé Kathleen Chotard, Responsable du Pôle Digital/Média chez Bouygues SA, afin qu’elle nous raconte la genèse du projet et son déroulé. 

L’élaboration de la refonte de l’intranet Groupe et de l’intranet Bouygues SA était évidente, dans la mesure où les fonctionnalités intégrées devenaient obsolètes. La collaboration avec C2S Bouygues a été un appui majeur pour mener à bien le projet sur les aspects intégration et accompagnement à l’adoption.

Pouvez-vous nous rappeler la genèse du projet de refonte de l’intranet Groupe et de l’intranet Bouygues SA

Le projet de refonte de l’Intranet Groupe était en réflexion depuis déjà trois ans. Le CMS utilisée était devenu trop complexe, de plus de nouveaux outils et manières de communiquer faisaient désormais partie du quotidien des collaborateurs (notamment avec les réseaux sociaux d’entreprise et des applications comme Teams par exemple). Il était donc temps de repenser la navigation en réfléchissant, pourquoi pas, à l’intégration de ces outils pour correspondre davantage aux besoins des collaborateurs du Groupe. Nous avions également envie de moderniser l’ensemble du site.

Nous décidons donc en 2019 de commencer le projet de refonte de l’intranet Bouygues SA, mais également celui de BYLINK (l’intranet du Groupe) qui sera répliqué ensuite pour les filiales. Ainsi, les collaborateurs de tout le Groupe pourront accéder à un panel d’informations sur la vie de l’entreprise, de ses filiales et également de ses filières (Ressources Humaines, Communication, Juridique, Informatique…). Un lieu de vie, LE lien entre toutes les filiales du Groupe.

Pour refondre les intranets, nous avons réalisé un benchmark des solutions qui pouvaient répondre à nos attentes et Mozzaik365, dispositif bénéficiant des atouts d’Office 365 a été sélectionné pour sa capacité à être intégré directement chez le client. Cet outil est édité par Infeeny, Pure Player Microsoft du Groupe Econocom.

Pour l’intégration de la solution Mozzaik365 nous avons choisi C2S Bouygues. Le contrat a été signé en juillet 2020, puis le projet a commencé en septembre avec la participation des filiales du Groupe, des DSI ainsi que des métiers de la communication.

Quels étaient les enjeux initiaux pour la refonte de l’intranet Bouygues SA et l’intranet Groupe Bouygues ?

Notre principal enjeu était de pouvoir rendre visible les informations Groupes sur les intranets filiales. Actuellement, il y avait une réelle perte de temps, car nous publiions sur BYLINK nos communications, puis nous envoyions un mail aux différents homologues en communication des filiales pour qu’ils puissent à leur tour, publier sur leur intranet sans avoir la certitude que le message soit transmis à tous les collaborateurs en même temps. Pour faciliter le processus et gagner du temps, nous avons réalisé une réplique de l’intranet Groupe BYLINK sur ceux des filiales. Cela a permis de communiquer plus rapidement et plus facilement.

En tant que maison mère, il était pour nous évident de prendre en charge le coût des licences et ainsi la refonte globale de l’intranet Groupe. La solution que nous avions sur nos intranets depuis 5 ans, notamment sur celle de Bouygues SA était peu performante, son accès était devenu plus long et publier des informations en ligne devenait compliqué.

L’intégration de la nouvelle solution Mozzaik365, nous a permis de gagner du temps sur le déploiement des nouveaux intranets. Enfin, pour l’alimentation des pages dédiées de nos intranets, nous avions sollicité les différentes filières du Groupe (Ressources Humaines, Juridique, Informatique, Finance, Communication…).

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Pourquoi avoir donné votre confiance à C2S Bouygues ? Comment s’est organisé la refonte des intranets Groupe et Bouygues SA, sur les aspects intégration d’un côté et accompagnement à l’adoption de l’autre ?

Nous avons sélectionné C2S Bouygues à l’issue d’une consultation car, au-delà de leur appartenance au Groupe et donc de leurs connaissances et maîtrise de nos processus, ils ont su nous montrer en amont du projet leur savoir-faire et leur expertise de la solution Mozzaik365.

De plus, les compétences des équipes C2S à travailler en agile et à gérer un projet de bout-en-bout sur un laps de temps court, nous a conforté dans notre choix.

Bruno Ondet, consultant Senior SharePoint chez C2S, a pris en charge la solution Mozzaik365 avec son équipe. L’avancement du projet s’est fait de façon agile, un véritable défi, puisque nous n’avions jamais travaillé ainsi. Nous avons été très enthousiasmés par l’expertise de Bruno Ondet sur l’outil, et sa force de proposition lors des ateliers qu’il a menés avec l’équipe Akuna Design avec Eric Ballot, qui maîtrise par ailleurs, parfaitement la charte graphique de Bouygues SA.

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Comment s’est passée la collaboration avec les équipes C2S ?

La collaboration s’est très bien passée. Les équipes C2S ont compris les exigences que nous leur avions transmises. La souplesse qu’ils ont de mener à bien le projet tout en travaillant en agilité, nous a permis d’avoir un réel suivi quotidien de l’avancement des différents intranets.

Les équipes ont été réactives et la remise des maquettes concernant le déploiement de la solution et le design des intranets correspondaient à la charte graphique de Bouygues SA. Le fait d’avoir des points à intervalles réguliers, nous a permis d’avancer rapidement sur les problématiques que nous pouvions rencontrer et de ce fait atteindre les objectifs souhaités.

Aujourd’hui, nous sommes heureux d’annoncer la publication de notre intranet BYLINK au Groupe ainsi que celle de l’intranet Bouygues SA.

Clotilde RICHARD, Chargé de communication et Marketing

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