4 clés, mettre l’humain au cœur d’un projet digital

Que ce soit pour moderniser un processus métier, concevoir une nouvelle application ou repenser un système d’information, il est indéniable que l’élément central de toutes les transformations digitales reste l’humain. Est-ce une idée banale ? De quoi parle-t-on réellement lorsque l’on évoque l’aspect humain ? Quelles actions concrètes peuvent réellement faire la différence ?

Plongeons dans les enseignements tirés par C2S. Explorez les quatre clés essentielles pour placer l’humain au cœur d’un projet digital.

Du sponsor au chef de projet, de l’acteur métier à la hot-line, du client au partenaire externe, un projet demeure avant tout une histoire de relations entre les individus, de collaboration entre les parties prenantes du changement, et de leur capacité à travailler ensemble pour atteindre des objectifs.

Cependant, les objectifs deviennent de plus en plus flous, imprévus, en constante évolution. Les projets agiles, adoptant la méthode Scrum, s’imposent comme la norme, introduisant ainsi une nouvelle approche collaborative. Cela est illustré par la première valeur du Manifeste Agile : « Priorité aux interactions entre les individus sur les processus et les outils ». Chacun apprend en agissant (Test and Learn), avec la possibilité d’expérimenter sans connaître le résultat final, ce qui n’est plus réservé aux seules équipes de R & D. Chacun assume une responsabilité autonome pour son propre développement de compétences, inscrivant ainsi l’entreprise dans une démarche d’entreprise apprenante, où le savoir n’est plus réservé à une élite détenant le pouvoir. De plus, les applications évoluent quasiment quotidiennement, souvent sans avertissement (SaaS), nécessitant ainsi une nouvelle approche de l’environnement de travail numérique.

Bien que l’accompagnement des collaborateurs soit toujours envisagé et souvent présenté comme une préoccupation majeure, il reste malheureusement trop souvent négligé. Des raisons telles que le « manque de temps », le « manque de budget » ou le « manque de compétences internes » sont invoquées, légitimant ainsi la priorité accordée à l’avancement technique d’un projet. Pourtant, l’expérience démontre que l’accompagnement n’est pas nécessairement aussi contraignant qu’on le pense. Il peut être simple, concret, et transformer chaque nouveau projet en une véritable opportunité d’amélioration pour les collaborateurs.

Clé n°1 : donnez du sens à votre mission

Après les vacances, effectuons une comparaison contemporaine : envisagez de planifier des vacances sans connaître la destination ni les compagnons de voyage. Une fois arrivé sur place, l’endroit est merveilleux, mais vous n’étiez pas préparé. Pas de guide, des vêtements inappropriés, aucune connaissance de la langue… Vous vous promenez certes, mais vous auriez pu profiter de l’expérience bien mieux !

À présent, envisagez qu’on vous révèle la destination de votre vol : vous lirez des guides, rêverez devant des images inspirantes, vous plongerez dans l’histoire locale, et apprendrez quelques mots pour établir des liens sur place. Le voyage prend alors une tout autre signification.

Et vous, quelle signification attribuez-vous à vos projets ? Êtes-vous activement impliqué dans le déploiement d’Office 365 ? Êtes-vous chargé de faire du nouveau SIRH le pivot de la gestion des talents à l’échelle mondiale ? Votre intranet doit-il évoluer pour devenir plus collaboratif ?

Le succès de chacun de ces projets dépendra de votre capacité à embarquer l’ensemble des parties prenantes, à les inclure dans le processus, à susciter leur intérêt pour vous suivre. Est-ce une simple question de bon sens ? Pas seulement.

Revenez à la genèse du projet et à ce qu’il apportera concrètement à vos collaborateurs. Est-ce le simple déploiement d’Office 365, ou bien la création d’un espace de travail partagé en temps réel ? Le nouveau SIRH n’est-il qu’un outil, ou plutôt la possibilité pour chacun de faire valoir ses compétences et d’avoir une meilleure visibilité sur son potentiel d’évolution ? En tant que chef de projet, vous en êtes conscient, mais formaliser cette compréhension et raconter l’histoire de votre projet à un large public donnera sans aucun doute une autre dimension à votre initiative. Que ce soit lors de simples réunions, de communications officielles, de teasers, ou d’échanges informels, ne manquez jamais l’occasion d’expliquer le sens et le récit de votre projet.

Clé n°2 : communiquez votre enthousiasme

La réussite d’un projet de transformation repose en grande partie sur l’état d’esprit qu’il suscite. La mobilisation de la « coreteam » est souvent très forte : les membres s’approprient le projet en faisant simplement partie de l’équipe, en étant régulièrement informés et en participant activement aux réflexions et aux prises de décisions. Mais qu’en est-il des utilisateurs finaux ? Sont-ils désintéressés par le nouveau réseau social ? Ne contribuent-ils pas suffisamment au nouvel intranet ? Interrogez-vous sur votre présence sur le terrain, sur le nombre de personnes auxquelles vous avez partagé votre enthousiasme ainsi que les avantages du projet pour l’efficacité individuelle (le fameux « what’s in it for me ? ») et collective. Le simple fait d’identifier un groupe de relais sur le terrain (key users, communauté de champions, community managers, etc.) à qui vous transmettrez votre enthousiasme communicatif renforcera considérablement l’état d’esprit et, osons le dire, l’image de marque de votre projet.

Clé n°3 : marketez votre projet

L’image de marque vous semble-t-elle excessive ? Visualisez la distinction entre une réunion de lancement qui raconte une histoire, une vision, des objectifs, avec une équipe aux personnalités riches et complémentaires, une vidéo, des photos, et une réunion de lancement en « noir et blanc », composée de « bullet points » et de tableaux Excel. Les participants auront-ils la même énergie à la fin de la réunion ? Auront-ils la même volonté de s’impliquer et de devenir acteurs du changement ?

Il existe une variété de moyens pour valoriser un projet : définir une charte graphique tôt dans le processus en établissant un code couleur, identifier les mots-clés et les « arguments de vente » susceptibles de générer l’adhésion du plus grand nombre, informer régulièrement sur l’état d’avancement par des messages simples et concis, animer les réunions en utilisant des méthodes en accord avec l’état d’esprit du projet. Vous mettez en place une nouvelle plateforme de partage numérique ? Et si vous animiez vos réunions avec une application digitale spécialement conçue à cet effet ? L’exemple concret demeure l’un des moyens les plus efficaces pour convaincre et susciter l’intérêt.

Clé n°4 : restez à l’écoute

Les professionnels de la vente prônent l’écoute active, tandis que les responsables parlent d’écoute système. La première encourage à être réellement à l’écoute de l’interlocuteur pour répondre précisément à ses attentes, tandis que la seconde favorise la prise de recul pour être attentif aux interactions entre les parties prenantes, à leur perception du projet, qu’elle soit positive ou négative, à leur niveau d’implication, etc. Ces deux approches sont utilisées à des fins d’analyse, jamais de critique ni de jugement. Complémentaires, elles fournissent des informations brutes et vous offrent des éléments précieux pour adapter votre projet d’une part, et votre accompagnement d’autre part.

Cela ramène à l’importance des trois premières clés d’actions : un collaborateur qui partage la vision de votre projet et qui souhaite tirer parti de votre solution parce qu’on lui a bien expliqué ce qu’il aura à y gagner aura tout intérêt à vous faire part de ses remarques, à condition de se sentir vraiment écouté.

En se mettant à la place de chaque acteur, en prenant le temps de considérer ce que la nouvelle application pourrait leur apporter, en anticipant leurs réactions et en communiquant sur les adaptations que vous mettrez en place pour mieux répondre à leurs attentes, votre projet prendra une autre dimension. Le sens que l’on donne au projet, l’enthousiasme qu’il génère, et son image de marque sont autant de clés qui demandent au chef de projet et à son équipe un investissement beaucoup plus personnel que financier. L’équipe, se sentant ainsi soutenue, économisera non seulement du temps mais aussi de l’énergie pour favoriser l’adoption par les autres collaborateurs.