5 bonnes pratiques d’un évènement live

Face à la crise sanitaire qui dure depuis plus d’un an, il a fallu du jour au lendemain repartir d’une feuille blanche pour bon nombre d’entreprises afin de faciliter l’échange avec les collaborateurs, les rencontres avec les partenaires et les clients en réalisant des événements virtuels.

Aujourd’hui, organiser un évènement live ne s’improvise pas !Il existe aujourd’hui, un certain nombre de bonnes pratiques pour permettre de donner facilement de la visibilité aux événements où acteurs et organisateurs qui peuvent échanger sur des sujets innovants, et projets réalisés.

Nous vous dévoilons les 5 bonnes pratiques à ne pas négliger pour réussir un évènement live en entreprise.

Choisir le bon outil

La période de confinement a vu exploser la popularité des outils de visio-conférences. Notamment Teams et Zoom, mais aussi Webex, GoToMeeting, livestorm, Jitsi, Google Meet, etc. Attention : un outil adapté à la réunion d’équipe ne le sera pas forcément pour la mise en place d’un événement live. Microsoft Teams a la particularité de s’adapter aux types de réunions puisqu’il dispose d’une fonctionnalité « Evènement en direct ».

Evaluer le nombre de participants

Il faut tout d’abord connaître le nombre de personne qui participeront à l’évènement live. Cela permettra de bien choisir l’outil. Par exemple, un événement live dans Teams permet d’accueillir jusqu’à 10 000 participants contre 300 participants pour les réunions Teams. Enfin, cette information permet de préparer les éventuelles interactions entre les différents participants.

Répartir les rôles

Il faut ensuite bien répartir les rôles des personnes qui chapeauteront l’évènement live :

• L’organisateur : c’est lui qui planifie l’évènement live et vérifie qu’il est configuré avec les autorisations appropriées pour les personnes qui gèrent l’événement.
• Le producteur : Il s’occupe du bon fonctionnement et de la fluidité du live en « coulisses ». C’est notamment lui qui choisit les vidéos et les écrans à diffuser.
• Le (ou les) présentateur(s) : C’est celui qui va présenter le contenu et les informations de la thématique abordée.
• Les participants : ce sont les personnes qui vont visionner le live tout du long. Ils peuvent également poser des questions par message.

Bien gérer les questions-réponses

La particularité d’un évènement live est que, en général, les participants ne prennent pas la parole directement (contrairement à la réunion) mais postent leurs questions et leurs commentaires par messages. Ces messages peuvent être particulièrement nombreux. Pour éviter la frustration des participants plusieurs solutions existent :

• D’abord Informer les participants qu’il ne sera pas possible de répondre à toutes les questions en direct mais que les réponses seront apportées dans le compte-rendu. Mieux : ces questions peuvent être transférées dans un forum en ligne (de type Yammer) pour continuer la discussion après l’évènement.
• Ensuite trier les questions avant leur publication.

LoTeams, par exemple, permet au producteur de filtrer les questions qui seront publiées dans le fil de discussion de l’évènement. Il peut donc choisir les questions qui lui semblent les plus pertinentes et celles qui sont les plus fréquemment posées.

• Enfin il est possible de faire en sorte qu’un expert en « coulisses » réponde à certaines questions dans le fil de discussion pendant que les présentateurs répondent à d’autres.

Préparer l’après-évènement

Le fait que toutes les données de l’évènement en direct (participants, vidéos, présentations, questions…) soient numérisées facilite leur récupération, leur diffusion et leur réutilisation après l’évènement : mise en ligne de l’enregistrement vidéo en replay, des présentations, rapport de participation, et récupération des questions et commentaires pour continuer la discussion, de manière asynchrone, sur un autre support (de type forum).

De nouveaux outils numériques apparaissent pour faciliter l’organisation d’évènements en direct, et ils sont de plus en plus riches. Le tout est de bien comprendre leur potentiel pour optimiser l’expérience des participants.

Les consultants de C2S ont une bonne expérience des évènements en direct. N’hésitez pas à les contacter !

Morgane Remon, Chef de projet en transformation digitale

Charles de Véricourt, Consultant expert en transformation digitale