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A l’instar des grands groupes, les plus petites structures s’orientent de plus en plus vers l’externalisation de tout ou partie de leur informatique. Si vous êtes une PME, vous avez en effet tout à gagner à confier à des experts cet élément indispensable à votre bon fonctionnement.

Avec un SI externalisé, une entreprise, et particulièrement une PME, peut se concentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant d’un outil personnalisé, efficace et sécurisé, et ce avec un budget maîtrisé. Soit cinq bonnes raisons de passer le pas… Pourquoi ? Comment ? Explications.

Raison n°1 : se concentrer sur son cœur de métier, faire face aux évolutions du marché et gagner en adaptabilité

Les PME pratiquent depuis longtemps l’externalisation. Par exemple, la comptabilité et la paye sont, dans la plupart des cas, réalisées par les cabinets comptables. Ces cabinets proposent des expertises et garantissent une réelle qualité de service. Ainsi, les dirigeants de PME ont plus de temps pour se concentrer sur leur activité première tout en gardant le contrôle de leur bonne situation financière.
De la même manière, les sociétés d’infogérance proposent leur expertise et une réelle qualité de service. Confier l’informatique interne permet aux dirigeants de se concentrer sur les missions de leur cœur de métier comme l’amélioration du Business Model, la mise en place d’indicateurs d’activité, la veille concurrentielle… Beaucoup de temps gagné et surtout d’énergie pour anticiper et s’adapter aux évolutions de leur marché.

Ainsi, les dirigeants de PME peuvent créer de nouvelles offres et améliorer leurs offres existantes. Ceci leur permet de créer de la croissance sur les marchés existants et sur les nouveaux marchés visés. Par ailleurs, plus le dirigeant se consacre au développement et à la performance de son entreprise, plus il a besoin d’une informatique efficace réactive et souple. Là aussi la force de frappe d’un expert ainsi que ses conseils sont pertinents voire indispensables.

Raison n°2 : bénéficier d’une offre sur-mesure, ou comment éviter l’usine à gaz

La difficulté reste de trouver le partenaire qui convient. En effet, les grandes sociétés d’infogérance ont tendance à privilégier les grands groupes qui ont un dimensionnement et des problématiques similaires. Les PME qui ont des attentes et des moyens différents ne sont pas toujours suffisamment considérées dans la mesure où leur importance dans la clientèle du prestataire reste faible.

Il ne faut pas non plus s’adresser à une société trop petite car elle n’aura pas la capacité à s’adapter à une croissance rapide et elle ne pourra pas assurer son rôle de conseil auprès du dirigeant ou du DSI.

Pour trouver des partenaires qui leur conviennent, les patrons de PME doivent s’adresser à des sociétés d’infogérance qui leur ressemblent, qui sauront comprendre leurs urgences et s’adapter à leurs contraintes. Ils doivent choisir une entreprise qui les accompagnera tout au long de leur croissance et qui ne sera pas là uniquement en cas de panne. Il leur faut tisser des relations étroites avec leur prestataire pour que ce dernier puisse les aider à prendre les bonnes décisions.
Ce partenariat repose sur une relation de confiance formalisée par un contrat qui précise les normes de qualité attendues, les indicateurs convenus, le niveau d’expertise des interventions et le périmètre d’actions.

Raison n°3 : profiter d’une qualité de service constante

Il est commun de penser qu’un informaticien peut résoudre n’importe quel problème technique.
Mais l’informatique est un domaine vaste dans lequel les compétences et les technologies sont variées et nécessitent une remise à niveau permanente (l’informatique est un domaine qui évolue très vite).
Un des avantages de la gestion informatique externalisée est de disposer de compétences très pointues sur tous les domaines (sécurité, logiciels, matériels, messageries, bases de données, téléphonie, veille technologique, transformation digitale…).
En effet, une société d’infogérance fait évoluer ses collaborateurs en fonction de leurs attentes et de leurs expertises. Elle bénéficie donc d’un personnel qualifié et motivé sur tous les domaines. Ses collaborateurs évoluent très vite et se mettent à niveau régulièrement car ils ont l’opportunité de pouvoir travailler sur plusieurs problématiques clients en même temps et enrichissent leurs connaissances très rapidement.
Ainsi, un prestataire fera bénéficier la PME de ses connaissances variées, des dernières technologies, de nouvelles méthodologies et de conseils avisés.

La qualité de service est indissociable de la compétence des intervenants mais elle dépend également de la disponibilité de l’informatique. On mesure rarement l’impact des interruptions de réseaux. Celles-ci sont dues à de petites pannes a priori sans conséquence. A ces petites pannes s’ajoute le temps nécessaire aux réparations.
Ce phénomène est relativement courant et il engendre une incapacité à travailler pour les salariés, ce qui impacte directement la production et donc le chiffre d’affaires. Il génère également une rupture de contact avec l’extérieur (impossibilité d’envoyer des mails par exemple) et renvoie une mauvaise image de la société. Mais surtout, il peut entrainer des pertes de données critiques, ce qui est très préjudiciable pour la société.
Les serveurs, les unités de stockage, les connexions et les infrastructures doivent donc être gérés avec rigueur et protégés.
En l’occurrence, les prestataires ont des délais de réponses très courts pour empêcher les interruptions de réseaux et garantissent une sécurité des données.

Raison n°4 : garantir la sécurisation de votre informatique

Les grandes entreprises font appel à des sociétés d’infogérance notamment pour des questions de sécurité. Les cyber-pirates se trouvent donc confrontés à des experts de la sécurité informatique et sont dans l’incapacité d’accéder aux données de ces sociétés. Ainsi, pour contourner cette difficulté, ils s’attaquent de plus en plus aux PME qui fournissent un point d’accès aux grandes entreprises par le biais de leurs interactions. Les motivations des cyber-attaques varient : elles peuvent être économiques, politiques, idéologiques, ou relever de l’espionnage industriel. Quelle que soit cette motivation, l’impact sur la société est très fort et peut même aller jusqu’à rendre le service informatique inexploitable.

On pense naturellement à la cybercriminalité quand on pense à la sécurité informatique mais ce n’est pas le seul élément qui rend le système informatique vulnérable. Il y a aussi les appareils mobiles, les objets connectés, les moyens de paiement (terminaux de points de vente, cartes bancaires, gestion de la chaîne de paiement en ligne…), une infrastructure informatique ou des logiciels obsolètes, les machines virtuelles…

L’arrivée des nouvelles technologies et leurs évolutions permanentes obligent donc les experts de la sécurité informatique à se réinventer chaque jour et à trouver de nouvelles solutions de protection.
Ainsi, une société d’infogérance peut proposer des solutions à la pointe de la technologie et avec la meilleure connaissance possible du sujet tant au niveau technique qu’au niveau des habitudes de travail à modifier.
En effet, la sécurité d’une entreprise ne dépend pas que de ses machines mais également de ses utilisateurs. Elle se pense et se met en place avec une approche globale incluant : sécurité des infrastructures matérielles, des données, des logiciels, des points d’accès, des télécommunications… ainsi que la formation et l’accompagnement des utilisateurs aux problèmes de la sécurité.

Raison n°5 : maîtriser les coûts de votre informatique

Contrairement aux idées reçues, externaliser tout ou partie de son service informatique n’est pas plus cher que d’avoir un service informatique en interne. En effet, le coût d’un service informatique comprend les ressources matérielles (à renouveler régulièrement), les ressources logicielles (à faire évoluer régulièrement) et les ressources humaines (coût global d’un salarié = salaire + charges + bureau + formations + gestion de carrière + management + remplacement quand il part).

L’externalisation du service informatique permet entre autres de limiter les charges de personnel et leur gestion. Ainsi, les coûts fixes de l’entreprise sont allégés et reportés sur les coûts variables et cette mutation des coûts apporte de la flexibilité à l’entreprise.
Par ailleurs, dans la mesure où il est très cher d’avoir des salariés experts en informatique à temps plein et de les garder motivés, l’externalisation permet de bénéficier de compétences rares et uniquement en cas de besoin.
En effet, les collaborateurs des sociétés d’infogérance sont sollicités sur plusieurs projets et les clients bénéficient d’un centre de compétence mutualisé et ne paient que la prestation consommée.

L’externalisation permet donc de bénéficier d’une réelle expertise à moindre coût et de limiter les coûts fixes. Elle permet également de pouvoir gérer un budget sur l’année et de ne pas avoir de mauvaises surprises.
L’externalisation est un processus qui prend un peu de temps (3 à 6 mois), cette phase de préparation permet de bien sélectionner les prestataires.
Cette phase de définition du périmètre permet de mettre en concurrence différentes sociétés d’infogérance et de peaufiner le besoin. Les différents prestataires sollicités feront preuve de créativité et seront déjà force de proposition.
Ceci permet aux clients d’avoir une vue d’ensemble sur le marché et de pouvoir prendre le meilleur de chaque proposition. La société retenue sera celle qui aura le mieux compris les enjeux et qui aura été la plus adaptable.

L’externalisation de tout ou partie du service informatique permet donc aux dirigeants d’entreprise et à leurs DSI de se focaliser sur leurs enjeux spécifiques et de déléguer la technique à des experts. De la même manière que l’on confie sa comptabilité à des experts comptables, cette externalisation se fera naturellement, les DSI pourront réinventer leur poste, se concentrer sur la transformation digitale de leur entreprise et être force de proposition auprès de leur direction…

Si vous souhaitez en savoir plus sur le passage d’une informatique interne à un SI géré en externe, consultez notre article de blog nommé Externalisation du système d’information : comment ça marche ?

Pour une PME, il y a de nombreux avantages à externaliser son système d’information. Mais concrètement, comment on fait ? Comment savoir si il doit être totalement rénové ou seulement en partie ? Comment basculer d’une informatique interne à un SI géré en externe ? Comment est-il exploité ? Suivez le guide.

Faire reprendre et gérer son système d’information permet aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’un SI sur-mesure, sécurisé, avec une qualité de service constante et un budget maîtrisé. D’ailleurs, si vous voulez en savoir plus sur les bonnes raisons d’externaliser son SI, consultez notre insight PME : 5 bonnes raisons pour externaliser votre informatique

Mais concrètement, une fois la décision prise, comment on passe le cap ?

De l’audit à un système d’information externalisé

D’abord, C2S procède à un audit. Cette phase d’état des lieux permet d’analyser l’existant, tant pour les infrastructures – les composantes matérielles du SI, le système d’exploitation, les serveurs – que pour les composantes logicielles, que ce soient des applications de gestion (comptabilité par exemple) ou des applications propres au métier de l’entreprise.

Une fois cet audit réalisé, les solutions les plus adaptées sont identifiées pour reprendre et gérer l’ensemble de manière à offrir à l’entreprise un SI sur-mesure. Là, trois cas de figure se présentent : soit le SI ne nécessite pas de travaux particulier et il est repris en l’état pour être exploité par C2S, soit il a besoin d’une rénovation avec la remise à niveau de tout ou partie de ses composantes, soit il doit être entièrement repensé et reconstruit. Environ deux semaines après le début de l’audit, C2S fait alors valider à l’entreprise l’état des lieux, les solutions imaginées et la proposition commerciale.

Avec cet audit, C2S joue pleinement son rôle de conseil en faisant passer le besoin et la problématique du client avant tout. Une solution trouvée pour une entreprise n’est pas forcément judicieuse pour une autre. Par exemple, pour l’un de ses clients installé en zone rurale avec une contrainte d’accès aux réseaux, C2S a réintégré les infrastructures du SI dans les locaux de la société, même si leur exploitation et leur maintenance lui ont été confiées. Résultat : les problèmes de performance que rencontrait le client avec son précédent prestataire (qui hébergeait ses infrastructures) ont disparus. Et pour un coût inférieur. Cet exemple est d’ailleurs la preuve que l’externalisation du SI ne signifie pas forcément son éloignement physique…

Après l’audit et sa validation démarre ensuite une phase transitoire avec un maintien du SI opérationnel pour éviter toute rupture de service. Durant cette période, C2S s’approprie le système d’information, réalise les travaux nécessaires et met en place les indicateurs de qualité de service qui permettront à l’entreprise d’évaluer l’efficacité de son SI. Il peut s’agir d’indicateurs concernant le traitement des incidents, la disponibilité du SI, la qualité des sauvegardes, la fréquence des mises à jour… Ces indicateurs font l’objet d’une seconde validation par l’entreprise puisqu’ils définissent l’engagement de service pris par C2S.

La technologie au service du métier

Troisième phase : l’exploitation et la maintenance. Pour C2S, cette troisième phase n’est pas une fin, elle fait partie d’un cycle. Il ne s’agit pas d’allumer le moteur et de le laisser ronronner. Si on ne fait rien de plus que de huiler les rouages de temps en temps pour que la machine tourne, le SI est très vite dépassé par les technologies et les besoins dictés par le business. Le système d’information doit donc évoluer en permanence au rythme des progrès technologiques et des mutations de marché auxquelles l’entreprise doit faire face. Ses différentes briques, et en particulier les applications métier, doivent être évolutives pour que l’entreprise ait toujours un outil réactif, prêt à répondre à ses besoins actuels et futurs. L’objectif visé est d’être toujours à niveau d’un point de vue technologique, voire en avance, afin que le SI soit un atout.

La capacité d’écoute des besoins spécifiques liés aux métiers des PME est la force de C2S. Par exemple, elle a développé, pour une start-up évoluant dans le domaine de la fourniture d’énergie, un système de relevé de capteurs de consommation. Grâce au réseau LoRa actuellement en test, non seulement les relevés sont effectués toutes les 15 minutes (au lieu d’une fois par jour auparavant), mais les données de facturation qui s’ensuivent sont traitées en 2 semaines contre 4 avant. Résultats : une analyse plus fine de la consommation et un gain de trésorerie avec une facturation plus efficace, le tout grâce à l’avance technologique mise au service du métier.

En résumé, externaliser son SI, c’est faire appel à des experts qui sauront tirer le meilleur parti de cet organe technique aujourd’hui vital pour toute entreprise, surtout les PME qui doivent être particulièrement réactives. Il suffit de passer le cap.