Déploiement d’espaces de travail et de collaboration virtuels

Les objectifs

  • S’appuyer sur des process adaptés (simples, logiques, compréhensibles)
  • Fournir aux utilisateurs un service innovant, efficace et répondant aux nouveaux usages 

LEs RéSULTATs

  • Réduction des déplacements et des échanges de mails en interne et en externe
  • Garantie d’un référentiel documentaire unique
  • Optimisation des journées de travail et de la durée d’intervention des collaborateurs
  • Augmentation en efficacité et en productivité
  • Optimisation et performance d’accès à l’information et à la recherche d’expertise
  • Réunir les équipes

LE PROJET

Notre client, leader de la construction durable présent dans 80 pays, au travers de ses 8 filiales et plus de 1500 entreprises, représentant près de 60 000 collaborateurs. Historiquement la réalisation des projets de notre client (lors des phases commerciales et des phases de réalisations) pouvait se faire en mobilisant des équipes à temps complet sur une durée indéterminée dans des zones de sécurité, il  doit désormais évoluer dans un contexte difficile de rationalisation des coûts afin de rester toujours plus compétitif.

Ces projets nécessitent des expertises souvent pointues, portées par des experts reconnus, pour répondre aux nouvelles exigences du marché. Rassembler ces experts en un même lieu et un même moment devient une tâche ardue et coûteuse, en temps, en énergie et donc en argent.

La PROPOSITION

Notre client a souhaité remettre au goût du jour sa façon de mobiliser ses ressources et travailler en équipe en modernisant son système d’information et de collaboration. 

Ce changement s’est traduit par la volonté de mettre en place des plateaux virtuels multi-projets permettant de réaliser un meilleur partage et une meilleure capitalisation de la connaissance en alignant les usages au sein de l’entreprise avec les usages des collaborateurs.

Conception

L’équipe de la Manufacture du Digital de C2S Bouygues a été sollicité par le client pour lui apporter son expertise dans les usages collaboratifs afin d’établir un état des lieux du partage d’informations habituel, des modes collaboration au sein des entités, et d’identifier les scénarios qui pouvaient être optimisés.

Plusieurs questions ont été posées pour ensuite déterminer la stratégie de ce déploiement :

Comment capitaliser la connaissance, faciliter son partage et l’organiser de manière uniforme ?

Comment coordonner et faciliter les actions entre les intervenants ?

Comment collaborer avec des clients ou des partenaires externes ?

Comment lever les contraintes d’accès à l’information,
et permettre de se concentrer sur les actions opérationnelles ?

Accompagnement

Cette étude a abouti à la mise en place d’un système global consistant à reproduire des espaces de réunions virtuels, accessibles à tous, depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, comme une prolongation des outils de travail habituels.

Suite à la mise en place du système, C2S l’a déployé en plusieurs étapes, au travers de plusieurs pilotes restreints, en attente de solutions d’optimisation, et suivis au quotidien pour reprendre l’existant.

Cas clients - image

Résultats

– Réduction des déplacements et des échanges de mails en interne et en externe

– Garantie d’un référentiel documentaire unique

– Optimisation des journées de travail et de la durée d’intervention des collaborateurs

– Augmentation en efficacité et en productivité

– Optimisation et performance d’accès à l’information et à la recherche d’expertise

– Réunir les équipes

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