A la découverte de la SUrface hub : travailler autrement en réunion
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Avec Office 365, et notamment Yammer et Sharepoint, Microsoft est fortement présent sur la collaboration numérique “asynchrone”. Avec Skype for Entreprise, il est également présent sur la collaboration numérique “synchrone” et à distance. Avec le lancement de son écran tactile Surface Hub, Microsoft investit maintenant le créneau de la collaboration numérique en réunion.
Son objectif est d’améliorer ce type de collaboration : plus de câble à brancher, plus de télécommande à manipuler, plus de paper board à prendre en photo à la fin de la réunion. Il s’agit en quelque sorte de la formule “all inclusive” des outils de réunion : plus besoin de vidéoprojecteur, de paper board, de tableau blanc, de système de visioconférence… Même pas besoin d’ordinateur ! Enfin le Surface Hub améliore l’expérience de la collaboration en réunion en permettant des interactions directes entre les participants et les contenus présentés en réunion.
Le Surface Hub, concrètement qu’est-ce que c’est ?
Le Surface Hub comprend un grand écran tactile (de 55 ou 84 pouces), des haut-parleurs, des caméras, un capteur de présence, un micro, deux stylos, un système de connexion aux PCs des participants (miracast), et surtout, il est équipé de la technologie Kinect qui va permettre une interaction plus fluide avec les participants : s’allumer au moment où les participants entrent dans la salle, détecter la personne qui parle pour que la caméra et le micro soient orientés automatiquement, etc.
Question software, on retrouve sur le Surface Hub une version de Windows 10 conçue pour l’utilisation en groupe. Les utilisateurs de Windows 10 y retrouveront donc largement leurs petits.
Mettre en relation différents participants
Mais laissons de côté les aspects techniques pour se concentrer sur les usages. Votre réunion commence, certains participants sont dans la salle, d’autres sont dans une autre salle de réunion à 300 km de là, d’autres encore sont derrière leur PC à l’étranger. Il va falloir connecter tout ce monde. Heureusement votre réunion a été programmée dans Outlook, le Skype de votre Surface Hub et celui des différents participants à distance se connectent automatiquement à la réunion. Vous souhaitez inviter un participant qui n’était pas prévu ? Il vous suffit de le contacter via le Skype du Surface Hub et il participera à la réunion comme les autres. Vous allez maintenant pouvoir partager vos présentations ou votre écran.
Prendre des notes, dessiner, annoter, co-créer
La réunion démarre et vous l’animez en prenant des notes et en dessinant des schémas comme sur un tableau ou un paper board. Sauf que, cette fois, pas de grandes feuilles à manipuler, pas de tableau à effacer, vous pouvez prendre toute la place que vous voulez en faisant défiler le tableau blanc numérique et en zoomant ou dé-zoomant sur les parties qui vous intéressent. Vous effacez rapidement les parties qui ne vous intéressent plus. Un participant a une idée qu’il souhaite soumettre aux autres, il prend l’autre stylo numérique et dessine son idée dans une autre couleur.
Vous souhaitez maintenant évoquer la page d’accueil de votre site pour demander à votre webmaster quelques modifications. Vous vous rendez sur votre site à l’aide du navigateur, vous faites une capture d’écran en direct que vous incrustez dans le tableau blanc, et vous l’annotez.
A la fin de la réunion vous enregistrerez toutes vos notes et vous les partagerez au format One Note ou image. Avec le format One Note, vous pourrez utiliser la reconnaissance de caractère pour rendre plus lisibles vos textes écrits à la main.
Une nouvelle manière de faire des présentations
Vous souhaitez maintenant présenter à votre équipe une première ébauche de rapport d’activité au format Powerpoint. Au lieu de le faire depuis votre table, vous êtes devant l’écran, vous faites défiler les slides à la main, vous zoomez sur certains schémas. Vos collègues vous suggèrent quelques modifications. Vous prenez alors le stylo numérique et vous faites des annotations sur les parties concernées et vous refaites des schémas à la main. A la fin de votre présentation, un des participants, chargé d’élaborer la partie budgétaire du rapport, prend la main sur la présentation. Vous n’avez pas besoin de faire des manipulations de câbles, votre collègue connecte son PC à distance au Surface Hub.
Un support au management visuel
Dans votre entreprise, le management visuel est très utilisé. Des murs entiers sont tapissés de papiers blancs couverts de post-its, de planning et de jalons. Si bien que la place commence à manquer et que les équipes se disputent les murs. Le Surface Hub résout le problème en permettant à plusieurs équipes d’enregistrer ses tableaux au format numérique, de les réutiliser, et de les consulter depuis n’importe quel poste de travail. De plus, des applications dédiées comme iObeya vous permettent d’améliorer l’expérience du management visuel.
Une nouvelle manière de manipuler les cartes et les objets
Enfin, si votre métier vous amène à manipuler des cartes, des plans ou des objets 3D, le Surface Hub améliore l’expérience de la manipulation de ces objets en réunion : zoom et dé-zoom, déplacement, rotation, annotation…
Les usages présentés ici émergent voire sont déjà en vigueur dans certaines entreprises. La particularité qu’offre le Surface Hub réside dans son concept “tout-en-un” qui facilite grandement leur adoption.
Charles de Véricourt, Consultant en Transformation Digitale
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